Met de Asset module kunnen medewerkers via een QR code sticker een melding maken over een specifiek bedrijfsmiddel, zoals een voertuig, machine of apparaat. Als veiligheidskundige beheert u de assets, ontvangt u de meldingen en houdt u de status bij.
Het menu van Asset Melding
De module Asset Melding heeft vier menu-onderdelen:
- Maken: hier maakt u handmatig een nieuwe asset melding aan in het platform.
- Overzicht: hier ziet u alle ingekomen meldingen met de bijbehorende statussen en statistieken.
- Assets: hier maakt u assets aan en beheert u de gekoppelde QR code stickers.
- Type Meldingen: hier stelt u eenmalig de meldingstypes in die medewerkers kunnen selecteren bij het indienen van een melding.
Stap 1: Meldingstypes instellen
Voordat medewerkers meldingen kunnen indienen, stelt u eenmalig de meldingstypes in. Dit doet u via Type Meldingen in het menu. U kunt de meldingstypes aanpassen aan de situatie binnen uw organisatie. Voorbeelden van meldingstypes zijn:
- Asset buiten gebruik
- Defect of storing
- Keuring verlopen
- Lekkage of defect onderdeel
- Onderhoud vereist
- Onveilig gebruik van asset
- Schade aan asset
Stap 2: Assets aanmaken
Per bedrijfsmiddel maakt u een asset aan in het platform. Elk asset krijgt automatisch een uniek Asset ID toegewezen.
- Ga naar Assets in het menu.
- Klik op Nieuw asset aanmaken.
- Selecteer de locatie waar het asset zich bevindt.
- Vul de naam van het asset in, zoals Heftruck 3 of Compressor hal B.
- Voeg optioneel een locatiebeschrijving toe, zoals Laadperron rechts.
- Sla het asset op. Het asset krijgt automatisch een uniek Asset ID toegewezen.
Stap 3: QR code stickers downloaden en bevestigen
Na het aanmaken van de assets downloadt u de QR code stickers en bevestigt u deze op de betreffende bedrijfsmiddelen.
- Ga naar Assets in het menu.
- Vink een of meerdere assets aan in het overzicht.
- Klik op Acties openen en vervolgens op Documenthandtekeningen.
- De QR codes worden als PDF gedownload.
- Druk de QR codes af en bevestig de sticker op een goed zichtbare plek op het betreffende asset.
Stap 4: Meldingen bekijken en filteren
U ontvangt een e-mailnotificatie bij elke nieuwe melding. In het overzicht ziet u per melding het specifieke asset, de locatie, het type melding en de prioriteit. Zo kunt u snel inzien welke assets of locaties de meeste meldingen genereren. U kunt filteren op prioriteit, locatie, type melding, status, melder en datumperiode.
Stap 5: Een melding verwerken
Klik op een melding om deze te openen. U verwerkt de melding stap voor stap.
- Wijs een verantwoordelijke toe aan de melding.
- Stel de status in: kies uit Nieuw, In behandeling of Afgehandeld.
- Voeg een titel toe, selecteer het type melding, beschrijf de locatie en vul de genomen maatregelen en een actievoorstel in. Upload eventueel bijlagen.
Interne communicatie en afhandeling
U kunt interne notities achterlaten via de commentaarfunctie. Dit werkt als een logboek voor interne communicatie over de melding. U kunt de melding vervolgens afdrukken als PDF of doormailen naar een opgegeven e-mailadres.
Statistieken bekijken
De statistieken vindt u onder het kopje Overzicht, onder de meldingentabel. Via de statistieken krijgt u inzicht in welke assets en locaties de meeste meldingen genereren. Gebruik het filterknopje rechtsboven de statistieken om de weergave aan te passen op de gewenste periode, locatie of categorie.
Wat ziet de medewerker?
De medewerker scant de QR code sticker die op het betreffende asset is bevestigd. De taal wordt automatisch herkend via de browsertaal van zijn telefoon. Hij vult het formulier in en dient de melding in. De medewerker vult de volgende gegevens in:
- Naam en optioneel organisatienaam.
- Een omschrijving van de melding over het asset.
- Optioneel bijlagen als onderbouwing.
- Optioneel zijn e-mailadres en telefoonnummer als hij contact wenst.
- Akkoord met de algemene voorwaarden en het privacybeleid.
Hulp nodig?
Heeft u een vraag over de Asset module of komt u er niet uit? Neem dan contact op met ons supportteam via [email protected]. We helpen u graag verder.