Met de module Social kunnen medewerkers via een QR code poster een sociale veiligheidsmelding indienen. Als veiligheidskundige ontvangt u de meldingen, verwerkt u ze en houdt u de status bij.
Het menu van Social
De module Social heeft drie menu-onderdelen:
- Maken: hier maakt u handmatig een nieuwe sociale veiligheidsmelding aan in het platform.
- Overzicht: hier ziet u alle ingekomen meldingen en de bijbehorende statistieken.
- Type Meldingen: hier stelt u eenmalig de meldingstypes in die medewerkers kunnen selecteren bij het indienen van een melding.
Stap 1: Meldingstypes instellen
Voordat medewerkers meldingen kunnen indienen, stelt u eenmalig de meldingstypes in. Dit doet u via Type Meldingen in het menu. U kunt de meldingstypes aanpassen aan de situatie binnen uw organisatie. Voorbeelden van meldingstypes zijn:
- Seksuele intimidatie
- Agressie of geweld
- Discriminatie
- Integriteitsmelding
- Ongewenst gedrag
- Pesten of intimidatie
- Werkdruk of stress
Stap 2: QR code poster afdrukken
De QR code poster voor de Social module drukt u af vanuit de locaties. Per locatie heeft u een unieke QR code poster die u op de betreffende locatie ophangt.
- Ga naar Locaties in het menu.
- Selecteer de locatie waarvoor u een poster wilt afdrukken.
- Klik op Documenthandtekeningen afdrukken.
- Selecteer de module Social.
- De poster wordt als PDF gedownload. Druk de poster af en hang deze op een goed zichtbare plek op de locatie.
Stap 3: Meldingen bekijken en filteren
U ontvangt een e-mailnotificatie bij elke nieuwe melding. In het overzicht ziet u per melding de prioriteit, het meldingsnummer, de locatienaam, het type melding, de verantwoordelijke, de meldingsdatum en de status. U kunt filteren op prioriteit, locatie, type melding, status, melder en datumperiode.
Stap 4: Een melding verwerken
Klik op een melding om deze te openen. U verwerkt de melding stap voor stap.
- Wijs een verantwoordelijke toe aan de melding.
- Stel de status in: kies uit Nieuw, In behandeling of Afgehandeld.
- Voeg een titel toe, selecteer het type melding, beschrijf de locatie en vul de genomen maatregelen en een actievoorstel in. Upload eventueel bijlagen.
Interne communicatie en afhandeling
U kunt interne notities achterlaten via de commentaarfunctie. Dit werkt als een logboek voor interne communicatie over de melding. U kunt de melding vervolgens afdrukken als PDF of doormailen naar een opgegeven e-mailadres.
Statistieken bekijken
De statistieken vindt u onder het kopje Overzicht, onder de meldingentabel. Via de statistieken krijgt u inzicht in terugkerende patronen en trends binnen uw organisatie op het gebied van sociale veiligheid. De statistieken tonen meldingen per status, per categorie, over tijd en per risicoklasse. Gebruik het filterknopje rechtsboven de statistieken om de weergave aan te passen op de gewenste periode, locatie of categorie.
Wat ziet de medewerker?
De medewerker scant de QR code poster die op zijn locatie hangt. De taal wordt automatisch herkend via de browsertaal van zijn telefoon. Hij vult het formulier in en dient de melding in. Na het indienen ziet hij een bedankpagina. De medewerker vult de volgende gegevens in:
- Naam en optioneel organisatienaam.
- Een omschrijving van de sociale veiligheidsmelding.
- Optioneel bijlagen als onderbouwing.
- Optioneel zijn e-mailadres en telefoonnummer als hij contact wenst.
- Een locatiebeschrijving.
- Akkoord met de algemene voorwaarden en het privacybeleid.
Hulp nodig?
Heeft u een vraag over de Social module of komt u er niet uit? Neem dan contact op met ons supportteam via [email protected]. We helpen u graag verder.