Handleiding Brightsafe Asset
Versie: Mei 2025
Toepassing: Voor alle gebruikers van de module Brightsafe Asset
Inhoudsopgave
- Inleiding
- Wat is Brightsafe Asset
- Doelgroep
- QR-code meldsysteem
- Een melding maken
- Inloggen op het platform
- Navigeren binnen het Asset-menu
- Rapportage bekijken en filteren
- Melding in behandeling nemen
- Print- en mailfunctie bij meldingen
- QR-code afdrukken per asset
- Contact en ondersteuning
1. Inleiding
Deze handleiding helpt gebruikers bij het werken met de module Brightsafe Asset, onderdeel van het Brightsafe-platform. Hiermee kunnen meldingen over de staat en veiligheid van installaties, machines, middelen of assets snel en efficiënt worden geregistreerd, opgevolgd en afgehandeld.
2. Wat is Brightsafe Asset
Brightsafe Asset is een digitaal meldsysteem waarmee gebruikers defecten, schades, storingen en onderhoudsbehoeftes kunnen melden via een QR-code. De melding komt binnen in het platform, waar deze door bevoegde medewerkers wordt behandeld.
Met deze module kunnen gebruikers onder andere meldingen doen van:
- Technische defecten
- Beschadigde of kapotte middelen
- Uitval van machines of installaties
- Verouderd of versleten materiaal
- Preventieve onderhoudsbehoefte
- Onveilige toestanden van bedrijfsmiddelen
- Algemene opmerkingen of complimenten over de staat van een asset
3. Doelgroep
Brightsafe Asset is bedoeld voor:
- Medewerkers op de werkvloer
- Technische dienst en onderhoudsteams
- Externe monteurs of leveranciers
- Objectverantwoordelijken en assetmanagers
4. QR-code meldsysteem
Elke asset krijgt een unieke QR-code. Bij het scannen van deze code opent automatisch het meldformulier in de taal van het toestel van de gebruiker.
5. Een melding maken
Na het scannen van de QR-code opent het digitale meldformulier. Hierin worden de volgende velden ingevuld:
- Volledige naam (optioneel)
- Bedrijfsnaam (optioneel)
- E-mailadres (optioneel)
- Telefoonnummer (optioneel)
- Omschrijving van de situatie (verplicht)
- Assetomschrijving (verplicht)
- Bijlagen: foto’s of documenten (optioneel)
De gebruiker vinkt aan dat hij of zij akkoord gaat met de algemene voorwaarden en het privacybeleid. Vervolgens wordt de melding ingediend.
Indien gewenst, kan een melding ook volledig anoniem worden gedaan.
6. Inloggen op het platform
Ga naar het Brightsafe-platform via: https://platform.brightsafe.nl en log in met jouw accountgegevens.
7. Navigeren binnen het Asset-menu
Na het inloggen kies je in het linkermenu voor het kopje ‘Asset’. Hier zie je de volgende onderdelen:
- Asset melding maken: handmatig een nieuwe melding toevoegen
- Rapportage: overzicht van alle ingediende meldingen
- Assets: Hier kun je assets aanmaken en de QR-code per asset printen. Selecteer de gewenste asset, klik op ‘Acties openen’ en kies ‘Documenthandtekeningen afdrukken’.
8. Rapportage bekijken en filteren
In het tabblad ‘Rapportage’ zie je alle meldingen die zijn ontvangen. Bovenin het scherm kun je:
- Filteren op bijvoorbeeld asset, type melding, datum of prioriteit met het filtericoon
- Groeperen op categorie via de knop ‘Groeperen op’
- Zelf bepalen welke kolommen zichtbaar zijn in het overzicht
Onder het overzicht worden automatisch statistieken weergegeven die gebaseerd zijn op de actieve filters. Hiermee krijg je snel inzicht in trends en aantallen.
9. Melding in behandeling nemen
- Klik op een melding om deze te openen
- Geef de prioriteit van de melding aan:
- Selecteer in het veld ‘Prioriteit’ het niveau van urgentie (bijvoorbeeld Laag, Middel of Hoog)
- Dit helpt bij het bepalen van de volgorde en snelheid van opvolging
- Verander de status van de melding indien nodig (Nieuw, Open of Gesloten)
- Selecteer het type melding uit het vooraf ingestelde dropdownmenu
- Vul een duidelijke titel in voor herkenning in het overzicht
- Controleer de assetomschrijving en pas deze indien nodig aan via ‘Verander asset’
- Bekijk de omschrijving en bijlagen van de melder
- Vul de genomen maatregelen in
- Voeg een actievoorstel toe
- Bekijk eventueel de bijlagen of voeg eigen bestanden toe
- Controleer de meldergegevens, taalkeuze en of contact gewenst is
- Klik onderaan op ‘Wijzigingen opslaan’
- Gebruik de commentaarfunctie voor het toevoegen van opmerkingen of om wijzigingen aan de melding vast te leggen
10. Print- en mailfunctie bij meldingen
Bovenin een geopende melding zijn twee functies beschikbaar:
- Printen: hiermee kun je een melding direct afdrukken voor fysieke archivering of bespreking.
- Mailen: met één klik verstuur je de melding per e-mail naar een collega of verantwoordelijke.
Deze functies ondersteunen een efficiënte communicatie en documentatie van meldingen buiten het platform om.
11. QR-code afdrukken per asset
Om een QR-code per asset af te drukken:
- Ga in het linkermenu naar het kopje ‘Assets’
- Selecteer de gewenste asset
- Klik op de knop ‘Acties openen’
- Klik op ‘Documenthandtekeningen afdrukken’
- Kies bij ‘Type document’ de juiste module, in dit geval ‘Asset’
- Selecteer het gewenste formaat voor afdrukken
- Kies de afdrukstand: staand of liggend
Zo genereer je eenvoudig een afdrukbare QR-code voor gebruik op of bij het betreffende asset.
12. Contact en ondersteuning
Voor hulp en ondersteuning kun je terecht bij:
- E-mail: [email protected]
