Met de Veiligheidsmelding module kunnen medewerkers via een QR code poster een veiligheidskwestie of incident melden. Als veiligheidskundige ontvangt u de meldingen, verwerkt u ze en houdt u de status bij.
Het menu van Veiligheidsmelding
De module Veiligheidsmelding heeft drie menu-onderdelen:
- Maken: hier maakt u handmatig een nieuwe veiligheidsmelding aan in het platform.
- Overzicht: hier ziet u alle ingekomen meldingen en de bijbehorende statistieken.
- Type Meldingen: hier stelt u eenmalig de meldingstypes in die medewerkers kunnen selecteren bij het indienen van een melding.
Stap 1: Meldingstypes instellen
Voordat medewerkers meldingen kunnen indienen, stelt u eenmalig de meldingstypes in. Dit doet u via Type Meldingen in het menu. U kunt de meldingstypes aanpassen aan de situatie binnen uw organisatie. Voorbeelden van meldingstypes zijn:
- Bijna-ongeval
- Ongeval zonder verzuim
- Ongeval met verzuim
- Milieu-incident
- Orde en netheid
- Niet of onjuist gebruik van PBM
- Defecte of kapotte PBM
- Schade
- Klacht of compliment
Stap 2: QR code poster afdrukken
De QR code poster voor de Veiligheidsmelding module drukt u af vanuit de locaties. Per locatie heeft u een unieke QR code poster die u op de betreffende locatie ophangt.
- Ga naar Locaties in het menu.
- Selecteer de locatie waarvoor u een poster wilt afdrukken.
- Klik op Documenthandtekeningen afdrukken.
- Selecteer de module Report (veiligheidsmelding).
- De poster wordt als PDF gedownload. Druk de poster af en hang deze op een goed zichtbare plek op de locatie.
Stap 3: Meldingen bekijken en filteren
U ontvangt een e-mailnotificatie bij elke nieuwe melding. In het overzicht ziet u per melding de prioriteit, het meldingsnummer, de locatienaam, het type melding, de verantwoordelijke, de meldingsdatum en de status. U kunt filteren op prioriteit, locatie, type melding, status, melder en datumperiode.
Stap 4: Een melding verwerken
Klik op een melding om deze te openen. U verwerkt de melding stap voor stap.
- Wijs een verantwoordelijke toe aan de melding.
- Stel de status in: kies uit Nieuw, In behandeling of Afgehandeld.
- Voeg een titel toe, selecteer het type melding, beschrijf de locatie en vul de genomen maatregelen en een actievoorstel in. Upload eventueel bijlagen.
Risicobeoordeling uitvoeren (optioneel)
Bij ernstige meldingen is het aanbevolen om een risicobeoordeling uit te voeren. Dit doet u via de Kinney & Wiruth methode. Vul de waarschijnlijkheid, de blootstelling en het effect in. Het systeem berekent automatisch de risicoklasse, van laag tot zeer hoog risico.
Oorzaakanalyse uitvoeren (optioneel)
Om de onderliggende oorzaak van een incident te achterhalen kunt u een oorzaakanalyse uitvoeren via de vijf keer waarom methode. Vul een conclusie en aanbeveling in.
Interne communicatie en afhandeling
U kunt interne notities achterlaten via de commentaarfunctie. Dit werkt als een logboek voor interne communicatie over de melding. U kunt de melding vervolgens afdrukken als PDF of doormailen naar een opgegeven e-mailadres.
Statistieken bekijken
De statistieken vindt u onder het kopje Overzicht, onder de meldingentabel. Via de statistieken krijgt u inzicht in terugkerende risico’s en trends binnen uw organisatie. De statistieken tonen meldingen per status, per categorie, over tijd en per risicoklasse. Gebruik het filterknopje rechtsboven de statistieken om de weergave aan te passen op de gewenste periode, locatie of categorie.
Wat ziet de medewerker?
De medewerker scant de QR code poster die op zijn locatie hangt. De taal wordt automatisch herkend via de browsertaal van zijn telefoon. Hij vult het formulier in en dient de melding in. Na het indienen ziet hij een bedankpagina.
De medewerker vult de volgende gegevens in:
- Naam en optioneel bedrijfsnaam.
- Een omschrijving van de kwestie, maximaal 1000 tekens.
- Optioneel een foto als bijlage.
- Optioneel zijn e-mailadres en telefoonnummer als hij contact wenst.
- Een locatiebeschrijving van de kwestie.
- Akkoord met de algemene voorwaarden en het privacybeleid.
Hulp nodig?
Heeft u een vraag over de Veiligheidsmelding module of komt u er niet uit? Neem dan contact op met ons supportteam via [email protected]. We helpen u graag verder.