Handleiding Brightsafe Social
Versie: Mei 2025 Toepassing: Voor alle gebruikers van de module Brightsafe Social
Inhoudsopgave
- Inleiding
- Wat is Brightsafe Social
- Doelgroep
- QR-code meldsysteem
- Een melding maken
- Inloggen op het platform
- Navigeren binnen het Social menu
- Rapportage bekijken en filteren
- Melding in behandeling nemen
- Print- en mailfunctie bij meldingen
- QR-code afdrukken per locatie
- Contact en ondersteuning
1. Inleiding Deze handleiding helpt gebruikers bij het werken met de module Brightsafe Social, onderdeel van het Brightsafe-platform. Hiermee kunnen meldingen over sociale veiligheid snel en efficiënt worden geregistreerd, opgevolgd en geanalyseerd.
2. Wat is Brightsafe Social Brightsafe Social is een digitaal meldsysteem waarmee meldingen gedaan kunnen worden via een QR-code. De melding komt binnen in het platform, waar deze door bevoegde medewerkers wordt behandeld.
Met deze module kunnen gebruikers onder andere meldingen doen van:
- Ongewenst gedrag
- Pesten of uitsluiting
- Agressie of intimidatie
- Discriminatie
- Seksuele intimidatie
- Sociale spanningen op de werkvloer
- Positieve signalen of complimenten met betrekking tot sociaal gedrag
3. Doelgroep Brightsafe Social is bedoeld voor:
- Medewerkers (vast en tijdelijk)
- Aannemers en leveranciers
- Bezoekers van een locatie
- Vertrouwenspersonen en leidinggevenden
4. QR-code meldsysteem Elke locatie of object krijgt een unieke QR-code. Bij het scannen van deze code opent automatisch het meldformulier in de taal van het toestel van de gebruiker. De QR-code registreert automatisch de locatie van de melding.
5. Een melding maken Na het scannen van de QR-code opent het digitale meldformulier. Hierin worden de volgende velden ingevuld:
- Volledige naam (optioneel)
- Bedrijfsnaam (optioneel)
- E-mailadres (optioneel)
- Telefoonnummer (optioneel)
- Omschrijving van de situatie (verplicht)
- Locatiebeschrijving (verplicht)
- Bijlagen: foto’s of documenten (optioneel)
De gebruiker vinkt aan dat hij of zij akkoord gaat met de algemene voorwaarden en het privacybeleid. Vervolgens wordt de melding ingediend.
Indien gewenst, kan een melding ook volledig anoniem worden gedaan.
6. Inloggen op het platform Ga naar het Brightsafe-platform via: https://platform.brightsafe.nl en log in met jouw accountgegevens.
7. Navigeren binnen het Social menu Na het inloggen kies je in het linkermenu voor het kopje ‘Social’. Hier zie je de volgende onderdelen:
- Meldingsformulier invullen: handmatig een nieuwe melding toevoegen
- Rapportage: overzicht van alle ingediende meldingen
8. Rapportage bekijken en filteren In het tabblad ‘Rapportage’ zie je alle meldingen die zijn ontvangen. Bovenin het scherm kun je:
- Filteren op bijvoorbeeld locatie, type melding, datum of prioriteit met het filtericoon
- Groeperen op categorie via de knop ‘Groeperen op’
- Zelf bepalen welke kolommen zichtbaar zijn in het overzicht
Onder het overzicht worden automatisch statistieken weergegeven die gebaseerd zijn op de actieve filters. Hiermee kun je snel inzicht krijgen in trends en aantallen.
9. Melding in behandeling nemen
- Klik op een melding om deze te openen
- Geef de prioriteit van de melding aan:
- Selecteer in het veld ‘Prioriteit’ het niveau van urgentie (bijvoorbeeld Laag, Middel of Hoog)
- Dit helpt bij het bepalen van de volgorde en snelheid van opvolging
- Verander de status van de melding indien nodig (Nieuw, Open of Gesloten)
- Selecteer het type melding uit het vooraf ingestelde dropdownmenu
- Vul een duidelijke titel in voor herkenning in het overzicht
- Controleer de locatieomschrijving en pas eventueel de locatie aan via ‘Verander locatie’
- Bekijk de omschrijving en bijlagen van de melder
- Vul de genomen maatregelen in
- Voeg een actievoorstel toe
- Bekijk eventueel de bijlagen of voeg eigen bestanden toe
- Controleer de meldergegevens, taalkeuze en of contact gewenst is
- Klik onderaan op ‘Wijzigingen opslaan’
- Gebruik de commentaarfunctie voor het toevoegen van opmerkingen of om wijzigingen aan de melding vast te leggen
10. Print- en mailfunctie bij meldingen Bovenin een geopende melding zijn twee functies beschikbaar:
- Printen: hiermee kun je een melding direct afdrukken voor fysieke archivering of bespreking.
- Mailen: met één klik verstuur je de melding per e-mail naar een collega of verantwoordelijke.
Deze functies ondersteunen een efficiënte communicatie en documentatie van meldingen buiten het platform om.
11. QR-code afdrukken per locatie Om een QR-code per locatie uit te printen:
- Ga in het linkermenu naar het kopje ‘Locaties’
- Selecteer de gewenste locatie
- Klik op de knop ‘Documenthandtekeningen afdrukken’
- Kies bij ‘Type document’ de juiste module, in dit geval ‘Social’
- Selecteer het gewenste formaat voor afdrukken
- Kies de afdrukstand: staand of liggend
Zo genereer je eenvoudig een afdrukbare QR-code voor gebruik op locatie.
12. Contact en ondersteuning Voor hulp en ondersteuning kun je terecht bij:
- E-mail: [email protected]
