1. Inleiding
Deze handleiding helpt gebruikers bij het werken met Brightsafe Social, een module binnen het Brightsafe-platform. Met Brightsafe Social kunnen sociale veiligheidsmeldingen eenvoudig worden gedaan, opgevolgd en geanalyseerd.
De module is bedoeld om situaties rondom sociale veiligheid laagdrempelig bespreekbaar te maken en meldingen zorgvuldig, vertrouwelijk en gestructureerd op te volgen.
2. Wat is Brightsafe Social?
Brightsafe Social is een digitaal meldsysteem voor sociale veiligheidsmeldingen, zoals ongewenst gedrag, intimidatie, pesten, discriminatie of andere situaties die de sociale veiligheid beïnvloeden.
Meldingen worden gedaan via een QR-code of handmatig in het platform en komen terecht in de Inbox van de module Social voor opvolging door bevoegde personen.
De werking van Brightsafe Social is technisch gelijk aan Brightsafe Report, maar inhoudelijk volledig gericht op sociale veiligheid.
3. Doelgroep
Brightsafe Social is bedoeld voor:
- Medewerkers (vast en tijdelijk)
- Inhuur en externen
- Bezoekers (indien toegestaan)
- Vertrouwenspersonen
- HR en leidinggevenden
4. Inloggen op het platform
Het Brightsafe-platform is bereikbaar via:
Na het inloggen heb je toegang tot de modules waarvoor jouw account is geautoriseerd, waaronder Social.
5. Structuur van het platform
In het linkermenu vind je:
- Dashboard (statistieken)
- Locaties
- Werknemers
- Geactiveerde modules, waaronder Social
Klik op Social om de module te openen.
6. Locaties en QR-codes
6.1 Locaties
Sociale meldingen worden altijd gekoppeld aan een locatie of sublocatie. Locaties worden vooraf ingericht binnen Brightsafe.
6.2 QR-code voor Social
Per locatie kan een unieke QR-code worden gegenereerd voor de module Social.
Via:
- Locaties → locatie selecteren → Documenthandtekeningen afdrukken → Social
wordt een PDF gegenereerd met een QR-poster voor sociale meldingen.
7. Een sociale melding maken via QR-code
7.1 Scannen van de QR-code
Na het scannen van de QR-code opent automatisch het meldformulier van Brightsafe Social.
7.2 Stap 1: Taal selecteren
De melder kiest de gewenste taal. Het formulier wordt volledig in deze taal weergegeven.
7.3 Stap 2: Meldingsformulier invullen
Het meldingsformulier bestaat uit:
- Naam (optioneel)
- Bedrijfsnaam (optioneel)
- Omschrijving van de situatie (verplicht)
- Uploaden van bijlagen (optioneel)
- Contactgegevens (optioneel)
Een melding kan volledig anoniem worden ingediend.
De melder gaat akkoord met het privacybeleid en dient de melding in.
8. E-mailnotificatie
Na het indienen van een sociale melding ontvangen bevoegde gebruikers automatisch een e-mailnotificatie dat er een nieuwe melding is binnengekomen in de module Social.
9. Social Inbox – overzicht van meldingen
9.1 Overzicht
In de Inbox van de module Social zie je alle ontvangen sociale meldingen.
Per melding zie je onder andere:
- Status (Nieuw, Open, Gesloten)
- Locatie
- Type sociale melding
- Titel
- Datum en tijd
Onder het overzicht worden statistieken weergegeven.
9.2 Filters en kolommen
De Inbox kan worden aangepast met:
- Filters (locatie, type melding, status, datum)
- Instelbare kolommen
De statistieken passen zich automatisch aan op basis van de gekozen filters.
10. Een sociale melding openen en behandelen
Door op een melding te klikken opent de detailpagina.
Hier kun je:
- een verantwoordelijke of vertrouwenspersoon toewijzen
- de melding beoordelen
- de status beheren
11. Risico-inschatting
Afhankelijk van de inrichting kan bij sociale meldingen een inschatting worden gemaakt van:
- ernst
- impact
- urgentie
Deze inschatting helpt bij prioritering en opvolging.
12. Maatregelen en opvolging
In de melding kunnen worden vastgelegd:
- genomen acties
- vervolgafspraken
- interventies
Alle informatie wordt centraal vastgelegd.
13. Reacties en logboek
Via de reactie- en commentaarfunctie kan een vertrouwelijk logboek worden bijgehouden.
Gebruik reacties voor:
- voortgang
- interne afstemming
- statuswijzigingen
- vastlegging van besluiten
Dit zorgt voor transparantie en overdraagbaarheid.
14. Print- en mailfunctie
Sociale meldingen kunnen:
- worden geprint
- worden gedeeld per e-mail met bevoegde personen
15. Type sociale meldingen
Sociale meldingen worden geclassificeerd met vooraf ingestelde types, zoals:
- Ongewenst gedrag
- Pesten
- Intimidatie
- Discriminatie
- Integriteitsschending
- Overige sociale meldingen
Deze types zijn centraal beheerd en kunnen alleen worden aangepast door:
- de IT-afdeling
- of Brightsafe
16. Melding afsluiten
Na opvolging wordt de melding afgesloten door:
- status op Gesloten te zetten
- maatregelen en conclusies vast te leggen
De melding blijft beschikbaar voor rapportage en audits.
17. Ondersteuning
Voor vragen of ondersteuning:
E-mail: [email protected]
Brightsafe Social helpt organisaties om sociale veiligheid serieus, laagdrempelig en professioneel te organiseren.